Керування електронною поштою має вирішальне значення в сучасному цифровому світі. З численними повідомленнями, які щодня надходять у вашу поштову скриньку, може бути важко відстежити важливу інформацію та відсортувати листи, які потребують вашої уваги. Саме тут на допомогу приходить архівація електронної пошти. Архівування електронної пошти гарантує безпечне зберігання важливих повідомлень, до яких можна буде отримати доступ пізніше.
Outlook — один з найпопулярніших поштових клієнтів, що використовується сьогодні. Він має безліч функцій, які допоможуть вам ефективніше керувати електронною поштою, зокрема можливість архівувати повідомлення. У цьому покроковому посібнику ми розповімо вам, як архівувати електронну пошту в Outlook.
Ми охопимо все: від налаштування папки архіву до вибору листів для архівування на основі дати, відправника або інших критеріїв. Ми також надамо поради про те, як упорядкувати архів і зробити його зручним для пошуку, щоб ви могли швидко і легко знаходити потрібну інформацію.
Наприкінці цього посібника ви отримаєте знання та інструменти, необхідні для ефективного архівування електронної пошти в Outlook і контролю над своєю поштовою скринькою. Почнемо!
Крок 1: Визначте елементи, які ви хочете заархівувати
Перш ніж почати архівувати електронні листи Outlook, важливо визначити, які елементи ви хочете заархівувати. Це допоможе вам скласти план дій і уникнути архівування непотрібних листів або елементів.
Можливо, вам варто розглянути можливість архівування листів та інших елементів, які
- старші за певну дату
- більше не потрібні для щоденної роботи
- використовуються рідше
- пов’язані із завершеними проектами
Важливо пам’ятати, що під час архівування листи видаляються з основної поштової скриньки і зберігаються в окремому місці. Тому перед тим, як розпочати цей процес, переконайтеся, що ви вибрали правильні елементи для архівування.
Ви можете архівувати електронні листи, контакти, календарі та інші елементи. Після того, як ви визначили, які елементи архівувати, можна переходити до Кроку 2.
Підкрок 1: Відкрийте діалогове вікно Архівування
Щоб почати архівувати електронну пошту Outlook, спочатку потрібно відкрити діалогове вікно «Архівування». Це можна зробити трьома способами:
- Перейдіть на вкладку Файл у верхньому лівому куті вікна Outlook, а потім виберіть вкладку Параметри з лівого боку. У меню Параметри виберіть пункт Додатково і натисніть кнопку Параметри автоархівування.
- Клацніть правою кнопкою миші на папці, яку ви хочете заархівувати, на лівій навігаційній панелі Outlook. Виберіть пункт Властивості зі спадного меню, а потім натисніть кнопку Автоархівування у діалоговому вікні Властивості.
- Виберіть команду Інструменти у верхньому рядку меню, а потім перейдіть на вкладку Параметри. Там перейдіть на вкладку Інше і натисніть кнопку Автоархівування.
Який би спосіб ви не вибрали, після відкриття діалогового вікна Архівування ви можете почати налаштовувати параметри архівування.
Крок 2: Виберіть елементи, які ви хочете архівувати
Тепер, коли ви вибрали параметри архіву, настав час вибрати елементи, які ви хочете до нього включити. Ви можете заархівувати всі елементи у вашій поштовій скриньці або вибрати певні папки чи елементи для архівування. Ось як це зробити:
- Натисніть кнопку «Огляд», щоб вибрати місце для збереження архівного файлу.
- Натисніть кнопку «Фільтр», щоб вибрати критерії для елементів, які ви хочете заархівувати. Ви можете вибрати певний діапазон дат або архівувати лише елементи з певними категоріями або рівнями важливості.
- Виберіть папки або елементи, які ви хочете включити до архіву, встановивши прапорці біля їхніх назв. Ви також можете розгорнути теки, щоб вибрати окремі вкладені теки.
- Натисніть «ОК», щоб розпочати процес архівування.
Пам’ятайте, що архівування — це чудовий спосіб зменшити безлад у вашій поштовій скриньці і зберегти доступ до важливих листів, не засмічуючи поштову скриньку. Вибравши правильні опції та елементи для архівування, ви можете бути впевнені, що заархівовані імейли буде легко знайти і використати, коли вони вам знадобляться.
Крок 2: Створіть архівний файл
Тепер, коли ви вирішили, які листи архівувати, настав час створити архівний файл. Ось як це зробити:
- Перейдіть на вкладку «Файл» в Outlook.
- Виберіть «Параметри» зі списку.
- Натисніть «Додатково» в меню ліворуч.
- Прокрутіть вниз до розділу «Автоархівування».
- Натисніть на «Параметри автоархівування…»
- У вікні «Автоархівація», що з’явиться, виберіть потрібні параметри для вашого архівного файлу.
- Переконайтеся, що ви вибрали місце для збереження архівного файлу. Ви можете зберегти його на вашому комп’ютері або на зовнішньому жорсткому диску.
- Натисніть «ОК», щоб створити архівний файл.
Після створення архівного файлу ви можете перемістити до нього листи, які вирішили заархівувати, перетягнувши їх або скориставшись кнопкою «Архівувати» в Outlook. Важливо регулярно архівувати старі листи, щоб упорядкувати свою поштову скриньку і не допустити її захаращення.
Крок 1: Вкажіть місце розташування архівного файлу
Щоб почати архівування ваших листів Outlook, на першому підкроці потрібно вказати місце, куди ви хочете зберегти архівний файл. Ви можете зберегти його на жорсткому диску вашого комп’ютера або на зовнішньому накопичувачі, наприклад, на USB-накопичувачі.
Щоб вказати місце, спочатку відкрийте програму Outlook на своєму комп’ютері. Потім перейдіть на вкладку «Файл» у верхньому лівому кутку екрана.
Далі натисніть на кнопку «Параметри» і у випадаючому меню виберіть опцію «Додатково». У списку опцій прокрутіть вниз до розділу «Автоархівування» і натисніть кнопку «Налаштування автоархівування».
З’явиться нове вікно. У ньому натисніть кнопку «Огляд» під розділом «Архівний файл за замовчуванням». Виберіть місце, куди ви хочете зберегти архівний файл, і дайте йому ім’я. Після того, як ви вказали місце, натисніть на кнопку «ОК», щоб зберегти зміни.
Примітка: Рекомендується зберегти файл архіву в окремій папці і запам’ятати його розташування, щоб мати можливість легко отримати до нього доступ у майбутньому.
Крок 2: Встановіть параметри архіву
Після вибору папки або папок, які ви хочете заархівувати, настав час встановити параметри архівування.
- Архівувати елементи старші за: Визначте, наскільки давніми мають бути елементи, перш ніж їх буде архівовано. Ви можете вибрати дні, тижні, місяці або роки.
- Розташування архівного файлу: Виберіть, куди ви хочете зберегти архівовані дані. Ви можете вибрати існуючу папку або створити нову.
- Включити елементи з позначкою «Не автоархівувати»: Якщо ця опція позначена, елементи, для яких встановлено параметр «Не архівувати автоматично», все одно буде заархівовано. Якщо її не позначено, ці елементи буде виключено з архіву.
- Видаляти прострочені елементи: Якщо ця опція позначена, елементи, у яких закінчився термін придатності (якщо ви його встановили), будуть видалені. Якщо її не позначено, ці повідомлення залишаться у вашій поштовій скриньці.
Ви також можете включити до архіву вкладені папки і застосувати ці налаштування до всіх папок у вашій поштовій скриньці або лише до вибраних.
Після того, як ви встановите свої налаштування, натисніть кнопку «ОК», і Outlook створить файл архіву.
Крок 3: Архівування елементів
Після того, як ви вибрали елементи, які хочете заархівувати, настав час їх заархівувати. Для цього виконайте такі дії:
- Перейдіть на вкладку «Файл» у верхньому лівому куті вікна Outlook.
- Натисніть «Параметри» в меню з лівого боку екрана.
- У вікні «Параметри Outlook» натисніть «Додатково» в меню зліва на екрані.
- Прокрутіть вниз до розділу «Автоархівування».
- Натисніть кнопку «Налаштування автоархівування».
- У вікні «Автоархівування» переконайтеся, що позначено пункт «Архівувати цю папку за цими параметрами».
- Виберіть, як часто ви хочете, щоб Outlook архівував ваші елементи, вибравши інтервал зі спадного меню.
- Виберіть місце збереження заархівованих елементів, натиснувши кнопку «Огляд» і перейшовши до потрібного місця.
- Виберіть, скільки років мають бути ваші елементи перед тим, як їх буде заархівовано, ввівши кількість місяців у полі «Видаляти елементи, старші за».
- Натисніть «ОК», щоб зберегти налаштування.
Після завершення цих кроків Outlook автоматично архівуватиме ваші елементи відповідно до вибраних вами параметрів. Ви також можете архівувати елементи вручну в будь-який час, клацнувши правою кнопкою миші на папці, вибравши «Властивості», а потім перейшовши на вкладку «Автоархівування».
Крок 1: Запустіть процес архівування
Архівування електронної пошти Outlook — це чудовий спосіб упорядкувати вашу поштову скриньку та звільнити місце. Нижче наведені кроки для запуску процесу архівації:
- Відкрийте програму Outlook.
- Перейдіть на вкладку «Файл» у верхньому лівому куті екрана.
- У меню виберіть «Параметри».
- Клацніть на опцію Додатково.
- Прокрутіть вниз до розділу Автоархівування і натисніть кнопку Параметри автоархівування.
Після натискання кнопки Налаштування автоархівування вам буде запропоновано кілька варіантів для налаштування параметрів архівації. Серед них є такі:
- Як часто ви хочете, щоб ваші листи архівувалися.
- Місце, де ви хочете зберігати заархівовані імейли.
- Діапазон дат, які ви хочете заархівувати.
- Видаляти старі елементи замість того, щоб архівувати їх.
Після того, як ви налаштували ці параметри на свій смак, натисніть кнопку Гаразд, щоб зберегти зміни. Тепер Outlook запустить процес архівування відповідно до ваших налаштувань.
Важливо зазначити, що архівування не призводить до видалення електронного листа. До заархівованих листів все ще можна отримати доступ через папку архіву в Outlook, їх можна шукати та впорядковувати так само, як і будь-які інші листи.
Крок 4: Доступ до заархівованих елементів
Після того, як ви успішно заархівували свої електронні листи в Outlook, вам потрібно знати, як отримати доступ до заархівованих елементів. Ось як це зробити:
- Відкрийте Microsoft Outlook.
- Перейдіть на вкладку «Файл» у верхньому лівому куті екрана.
- Виберіть «Відкрити та експортувати».
- Натисніть «Відкрити файл даних Outlook».
- Перейдіть до місця, де ви зберегли заархівований файл, і виберіть його.
- Натисніть «ОК».
- Тепер ви можете отримати доступ до заархівованих листів в Outlook.
Важливо зазначити, що після того, як ви отримаєте доступ до заархівованих елементів, вони з’являться в окремій папці у вашій поштовій скриньці. Ця папка буде називатися так само, як і ваш заархівований файл.
Тепер, коли ви знаєте, як отримати доступ до своїх архівів, ви зможете легко знаходити і отримувати будь-які необхідні листи з архіву, коли вони вам знадобляться.
Крок 1: Відкрийте файл архіву
Першим кроком до архівування вашої електронної пошти Outlook є відкриття файлу архіву. Цей файл містить усі повідомлення електронної пошти, які ви вибрали для архівування. Нижче наведені кроки:
- Відкрийте Microsoft Outlook
- Виберіть вкладку «Файл» у верхньому лівому куті екрана
- Натисніть кнопку «Відкрити та експортувати»
- Виберіть «Відкрити файл даних Outlook»
- Перейдіть до місця, де ви зберегли архівний файл
- Виберіть архівний файл і натисніть «Відкрити»
Після того, як ви відкриєте архівний файл, ви зможете отримати доступ до всіх повідомлень електронної пошти, які ви вирішили заархівувати. Після цього ви можете перейти до наступного кроку процесу архівації.
Крок 2: Пошук заархівованих елементів
Після успішної архівації ви зможете легко знайти та отримати ваші імейли в майбутньому. Ось як це зробити:
- Відкрийте Outlook і перейдіть на вкладку «Файл» у верхньому лівому куті екрана
- Виберіть «Відкрити та експортувати» зі списку опцій
- Виберіть «Відкрити файл даних Outlook» і виберіть місце, де зберігається ваш архів
- Натисніть на файл архіву, щоб вибрати його, а потім натисніть «ОК»
Після того, як ви відкрили архівний файл, ви можете скористатися рядком пошуку вгорі для пошуку певних листів. Ви також можете сортувати і фільтрувати архівні листи за датою, відправником, темою та іншими критеріями, щоб легше знаходити те, що вам потрібно.
Якщо вам часто потрібно отримати доступ до ваших архівних листів, може бути корисно створити ярлик до архіву на робочому столі або в папці для швидкого доступу.
Питання-відповідь:
Що таке архівування в Outlook?
Архівування в Outlook — це процес переміщення старих листів з основної скриньки «Вхідні» в окремий файл, щоб звільнити місце і зберегти вашу поштову скриньку впорядкованою.
Чи потрібно архівувати листи в Outlook?
Архівувати листи в Outlook не обов’язково, але рекомендується підтримувати порядок у папці «Вхідні» та зменшувати її розмір для кращої продуктивності.
Як отримати доступ до заархівованих листів в Outlook?
You can access your archived emails in Outlook by opening the archive file, which has the extension .pst. You can open the file by going to File > Open & Export > Відкрийте Файл даних Outlook і виберіть файл архіву.
Який максимальний розмір архівного файлу в Outlook?
Максимальний розмір архівного файлу в Outlook залежить від версії Outlook і типу поштового акаунта. Загалом, обмеження становить 20 ГБ для Outlook 2010 і пізніших версій та 2 ГБ для більш ранніх версій.
Чи можна автоматично архівувати листи в Outlook?
Yes, you can set up auto-archiving in Outlook by going to File > Options > Advanced > Налаштування автоархівування та вибір параметрів архівування. Ви можете вибрати інтервал, папки для архівування та вік листів, які потрібно заархівувати.